Архив в 1С: Документооборот — это система хранения электронных документов, которая позволяет структурировать информацию и контролировать доступ к ней. Такой архив помогает систематизировать учет, быстро находить нужные документы и соблюдать требования законодательства по хранению данных. Особенно актуальна тема организации архива для бухгалтерии, работников отдела кадров и юридических служб. Вы сможете освоить принципы работы с архивом, если пройдете курсы 1С: Документооборот https://mgutu.ru/courses/1c/1cdocument/.
Порядок действий по созданию архива документов в программе
Чтобы организовать систему хранения в 1С: Документооборот, выполните следующие действия:
- Разделите документы по видам (договоры, счета, приказы), подразделениям, контрагентам или срокам хранения. Это упростит поиск информации.
- Создайте папки и каталоги в разделе «Документы», чтобы упорядочить их хранение. Дайте им названия, по которым вы сможете легко отыскать их.
- Загрузите материалы. Файлы можно добавлять вручную через кнопку «Создать документ» или настроить автоматическую загрузку из электронной почты и сканеров.
- Укажите срок хранения и установите уведомления о необходимости удаления или переноса в архив в параметрах документа.
- Добавьте теги и метки при редактировании каждого файла. Это позволит быстро найти данные по ключевым фразам при необходимости.
- Ограничьте права пользователей в разделе «Права доступа». Разрешите просмотр отдельным сотрудникам, редактирование — ответственным за архив, удаление — только администраторам.
- Автоматизируйте резервное копирование. Включите регулярное создание резервных копий в самой программе или настройте интеграцию с внешними хранилищами.
Чтобы архив документов в 1С: Документооборот работал эффективно, важно не только правильно его настроить, но и регулярно поддерживать порядок. Полезно проводить периодические проверки структуры хранения, обновлять уровни доступа при изменении кадрового состава и следить за актуальностью документов.
Нет Ответов